Van minder meetings naar meer productiviteit!

Druk zijn is niet chic meer. Maar hoe komt het dan dat we toch de hele dag in allerhande vergaderingen zitten en het gevoel hebben dit moeilijk te kunnen veranderen? Hier volgen vijf tips om je agenda slimmer te beheren en vergaderingen tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen.

Check de agenda

Is er geen agenda, weiger dan de vergadering. Of: accepteer onder voorbehoud en vraag eerst meer informatie op en vraag naar jouw rol/ bijdrage aan deze vergadering.

Voorkom voortgangsoverleggen

En alle andere vergaderingen die ook via mail afgehandeld kunnen worden. Uitzondering op de regel: korte periodieke projectmeetings waar het productiever is om de status even live te delen.

Plan geen overleggen voor 08.00 uur ‘s morgen en na 17.00 uur ‘s middags

Wanneer het nodig is/ wordt om op deze tijdstippen te vergaderen, kun je je afvragen of je je werktijd en prioriteiten goed managet. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar onthoud dat alleen jij regels kunt stellen bij het beheren van je agenda.

Organiseer vergaderingen van 45 minuten

Begin een vergadering consequent om een kwartier na het hele uur. Dat geeft deelnemers de tijd om adem te halen, uit andere meetings te komen, koffie te halen en toch gewoon op tijd te starten.

Klaar is klaar

Blijf niet hangen na een vergadering wanneer alle punten besproken zijn. Zeg gewoon ‘ ok mensen, dat is het voor nu’, bedank iedereen voor zijn/ haar bijdrage, sta op en geef het goede voorbeeld door terug te keren naar je werkplek.

Pak meer regie op je agenda en help collega’s hetzelfde te doen. Hiermee besparen we met elkaar $37 miljoen per jaar die we nu verliezen door het houden en bijwonen van inefficente en overbodige vergaderingen.

Deel je ervaringen met me! Mail me at marjan@sharingcuriosity.com of stuur een bericht via LinkedIn.

Bron: Jill Shaul op LinkedIn